Hinweise zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz für Mitglieder, Kunden, Lieferanten und andere Betroffene gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung im Sinne von Artikel 4 Nr. 2 DGSVO Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Artikel 4 Nr. 1 DSGVO durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten in Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach den Bestimmungen unserer Satzung und unserer Beitragsordnung, nach Ihrer Stellung und Aktivität in unserem Verein und seinem Vereinsleben, nach den beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen oder Teilnahmen an den Wettkämpfen/Veranstaltungen und sonstigen Vorhaben unseres Vereins, und nach dem Inhalt mit uns abgeschlossener Verträge oder sonstigen Rechtsverhältnissen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist:
SG Union Sandersdorf e.V.
Am Sportzentrum 17,
06792 Sandersdorf-Brehna
Telefon: 03493/88436
Telefax: 03493/89760
E-Mail:
Internet: www.union-sandersdorf.de
bzw.
Jugendförderverein
Sandersdorf-Thalheim e.V.
Am Sportzentrum 17, 06792 Sandersdorf-Brehna
Telefon: 03493/88436
Telefax: 03493/89760
E-Mail:
Internet: www.union-sandersdorf.de
Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir gemäß Artikel 37 DS - GVO nicht benennen.
Welche Quellen und Daten verarbeiten wir für welchen Zweck?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Mitgliedschaft oder der Geschäftsverbindung von unseren Mitgliedern, Sponsoren, Kunden, Lieferanten oder anderen Betroffenen erhalten. Zudem verarbeiten wir, soweit im Einzelfall erforderlich, personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen oder uns von anderen Vereinen, Verbänden, Unternehmen, Geschäftspartnern, Behörden oder sonstigen Dritten in rechtlich zulässiger Weise übermittelt werden. Die Verarbeitung erfolgt entweder gemäß einer Einwilligung im Sinne von Artikel 7 DSGVO oder wenn ein Erlaubnistatbestand gemäß Artikel 6 Absatz 1 DSGVO vorliegt.
Mitgliedschaft
Wenn Sie uns als Mitglied beitreten, verarbeiten wir während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Informationen:
• Anrede, Vorname, Nachname, Titel/akademischer Grad
• Anschrift nach PLZ, Ort, Straße, Hausnummer
• eine gültige E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
• Geburtsdatum
• Bankverbindung (Bank, IBAN, BIC)
• Zustimmungserklärung zum Einzug des Mitgliedsbeitrages als SEPA – Lastschrift – Mandat
• Angaben zu sozialen / beruflichen Verhältnissen, beschränkt auf die Eigenschaften Schüler / Student / Auszubildender / Berechtigung zum Bezug von Leistungen gemäß SGB II oder von Teilhabeleistungen gemäß § 28 SGB II; Ehegatte/Lebenspartner eines Vereinsmitgliedes;
• bei Minderjährigen zusätzlich die vorstehenden Daten über die Person der/des Sorgeberechtigten nebst Zustimmungserklärung zum Beitritt und Übernahme der Haftung für den Mitgliedsbeitrag
• Stellung im Verein (z.B. Vorstand, Fachleiter, Übungsleiter, Gruppenzugehörigkeit)
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes BDSG
(1) zur Erfüllung von vertraglichen bzw. sich aus der Satzung und der Beitragsordnung ergebenden Pflichten (Artikel 6 Absatz 1 b DSGVO)
Damit sowohl wir als Verein als auch Sie als Mitglied die sich aus der Satzung, der Beitragsordnung, sonstigen satzungsgemäßen Vereinsordnungen und aus dem Vereinsrecht des BGB ergebenden Rechte und Pflichten wahrnehmen bzw. erfüllen können, insbesondere die Beitragspflicht, die Teilnahme an Wettkämpfen/Veranstaltungen und an sonstigen Vorhaben und Maßnahmen des Vereins und des Vereinslebens, sowie an der Mitgliederversammlung, ist die entsprechende Information und Korrespondenz zwischen Verein und Mitglied erforderlich, die die Identifizierung als Mitglied voraussetzt.
Nach der Beitragsordnung richtet sich die Höhe des Mitgliedsbeitrages nach dem Lebensalter, bestimmter sozialer oder beruflicher Stellung. Unser minderjähriger Nachwuchs kann nur mit Zustimmung der/des Sorgeberechtigten Mitglied werden.
Für diese Zwecke müssen von Mitgliedern die vorstehend aufgeführten personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
(2) im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Absatz 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung der Rechte und
Pflichten aus der Mitgliedschaft hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von
Dritten. Als Beispiele nennen wir:
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Vereins;
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
- Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts, zur Sammlung von Beweismitteln bei Einbrüchen und Überfällen sowie Tätlichkeiten und Schlägereien bei Veranstaltungen;
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit, auch bei Wettkämpfen/Veranstaltungen (z.B. Zutrittskontrollen);
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts;
- Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Mitgliederbestandes und von Dienstleistungen, Wettkämpfe/Veranstaltungen und Produkten sowie der Bewerbung von Wettkämpfe/Veranstaltungen und zwecks der Direktwerbung für den Besuch unserer Wettkämpfe/Veranstaltungen und den Erwerb unserer Fanartikel und Vereinskleidung.
(3) aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 a - b DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
Eine ausdrückliche Einwilligung für Speicherung sowie Bearbeitung von personenbezogenen Daten in der Vereinsmitgliederkartei ist nicht erforderlich (Artikel 6 Absatz 1b DSGVO). Danach können personenbezogene Daten für die Erfüllung eines Vertrages/Mitgliedschaft gespeichert werden, wenn der Vertragspartner die personenbezogenen Daten des anderen Vertragspartners zur Erfüllung des Vertrages/Mitgliedschaft braucht.
(4) aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Absatz 1 c DSGVO)
Wir als Verein unterliegen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen, die sich beispielsweise aus dem Vereinsrecht des BGB und den Steuergesetzen ergeben, aber auch aus dem Sicherheits- und Ordnungsrecht für Veranstaltungen, dem Gaststättenrecht und dem Jugendschutzrecht, und nicht zuletzt aus den Vorschriften der Berufsgenossenschaft. Zu den Zwecken der Datenverarbeitung gehört deshalb auch die Erfüllung dieser Pflichten durch uns, wozu u.a. ein personalisiertes Mitgliederverzeichnis erforderlich ist, nebst Identitäts- und Altersprüfung.
Geschäftsbeziehung
Wenn Sie Sponsor, Kunde oder Lieferant sind oder werden wollen, erheben wir für die Anbahnung, Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung folgende Informationen:
• Anrede, Vorname, Nachname, Titel/akademischer Grad, Firma und Rechtsform, Vertreter
• Anschrift nach PLZ, Ort, Straße, Hausnummer, Postfach
• eine gültige E-Mail-Adresse
• Internet - Adresse
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk) und Telefaxnummer
• Bankverbindung (Bank, IBAN, BIC)
• Eintragungsdaten aus öffentlichen Registern
• Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, zuständiges Finanzamt
• Kundennummer bzw. Lieferantennummer
• Auftragsdaten, Umsatzstatistiken, Artikel und Preise
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes BDSG
(1) zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Absatz 1 b DSGVO)
Die Verarbeitung der Daten erfolgt zwecks Anbahnung, Aufnahme, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung und richtet sich in erster Linie nach dem konkreten Inhalt des Vertrages.
Des weiteren ist sie erforderlich, um Sie als Geschäftspartner identifizieren zu können, um mit Ihnen zu korrespondieren und Sie angemessen über unsere Aktivitäten informieren zu können, sowie zur Rechnungslegung bzw. -bezahlung.
(2) im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Absatz 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung der Rechte und
Pflichten aus der Geschäftsbeziehung hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten. Als Beispiele nennen wir:
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Vereins;
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
- Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts, zur Sammlung von Beweismitteln bei Einbrüchen und Überfällen sowie Tätlichkeiten und Schlägereien bei Veranstaltungen;
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit, auch bei Veranstaltungen (z.B. Zutrittskontrollen);
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts;
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten sowie zur Bewerbung unserer Veranstaltungen;
(3) Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 a - b DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
Eine ausdrückliche Einwilligung für die Speicherung sowie Bearbeitung von personenbezogenen Daten in der Vereinsmitgliederkartei ist nicht erforderlich (Artikel 6 Absatz 1b DSGVO). Danach können personenbezogene Daten für die Erfüllung eines Vertrages/Mitgliedschaft gespeichert werden, wenn der Vertragspartner die personenbezogenen Daten des anderen Vertragspartners zur Erfüllung des Vertrages/Mitgliedschaft braucht.
(4) aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Absatz 1 c DSGVO)
Wir als Verein unterliegen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen, die sich beispielsweise aus dem Vereinsrecht des BGB und den Steuergesetzen ergeben, aber auch aus dem Sicherheits- und Ordnungsrecht für Veranstaltungen und dem Gaststättenrecht.
Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb des Vereins erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer satzungsgemäßen, vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten brauchen. Das sind die Mitglieder des Vorstandes, der Fachleiter Mitgliederverwaltung, unsere Sekretärin und im Einzelfalle und im beschränkten Umfange die Fachleiter und Übungsleiter.
Auch von uns eingesetzte externe Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken im Rahmen des Datenschutzes Daten erhalten. Hierbei handelt es sich um Unternehmen in den Branchen Steuerberatung, Rechtsberatung und Rechtsvertretung einschließlich Inkasso, Unternehmensberatung, IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Logistik, Security.
Im Hinblick auf die Weitergabe von Daten an sonstige Empfänger erfolgt diese nur, wenn gesetzliche Bestimmungen es gebieten oder Sie als der Betroffene eingewilligt haben oder wir aufgrund einer Interessenabwägung hierzu befugt sind. Danach können Empfänger personenbezogenen Daten z.B. sein:
- Gerichte, Behörden, andere öffentlich-rechtliche Stellen oder Institutionen;
- Gerichtsvollzieher oder Insolvenzverwalter;
- externe Dienstleister
Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt,
• soweit es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), oder
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
Des Weiteren ist eine Übermittlung an Stellen in Drittstaaten in folgenden Fällen vorgesehen:
• Sofern es in Einzelfällen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an einen IT – Dienstleister in den USA oder einen anderen Drittstaat zur Gewährleistung des IT – Betriebes des Vereins unter Einhaltung des Datenschutzniveaus der EU übermittelt.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer satzungsgemäßen, vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass die Mitgliedschaft in einem Verein ein Dauerrechtsverhältnis ist, dass im allgemeinen auf Jahre angelegt ist.
Sind die Daten für die Erfüllung unserer satzungsgemäßen, vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, die – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
• Erfüllung vereinsrechtlicher und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, z.B. aus dem BGB oder der Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zehn Jahre. Für Mitgliederdaten beginnt diese Frist erst mit dem Kalenderjahr zu laufen, das auf den Austritt aus dem Verein folgt.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften nach den §§ 195 ff. BGB. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre, die Frist kann aber für bestimmte Ansprüche bis zu dreißig Jahren betragen.
• siehe auch „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ der SG Union Sandersdorf e.V.
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Jede betroffene Person hat das Recht auf
• Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
• Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
• Löschung nach Artikel 17 DSGVO
• Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO
• Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Des Weiteren besteht das Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kann von Ihnen jederzeit uns gegenüber widerrufen werden. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen der Mitgliedschaft in unserem Verein sowie im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit unserem Verein als Sponsor, Kunde oder Lieferant müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft oder der Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen satzungsgemäßen oder vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Sie als Mitglied aufzunehmen oder einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Wir nutzen grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.
Findet Profiling statt?
Nein.
Informationen über Ihr Widerspruchsrecht
nach Artikel 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit einer solchen Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verwenden.
Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:
Verantwortlich ist:
SG Union Sandersdorf e.V.
Am Sportzentrum 17,
06792 Sandersdorf-Brehna
Telefon: 03493/88436
Telefax: 03493/89760
E-Mail:
Internet: www.union-sandersdorf.de
bzw.
Jugendförderverein
Sandersdorf-Thalheim e.V.
Am Sportzentrum 17, 06792 Sandersdorf-Brehna
Telefon: 03493/88436
Telefax: 03493/89760
E-Mail:
Internet: www.union-sandersdorf.de